我为什么换掉用了 4 年的 2Do？

前言

过去的几年里，我一直使用 2Do 作为我的主要任务管理工具。它帮助我规划每天中学校的作业、工作项目和生活及琐事之间占比，我也曾经在少数派写过两篇在学校里的我是怎么利用这个工具的：

2Do 帮助管理我的学习数字生活
根据自身情况出发调整任务管理系统

从去年年底开始，我的身份从学生转变成了独立工作者，工作成为了我每天要规划的内容。回到家以后，个人和家庭也渐渐要分离开。这里举个生活里的例子，有些旅行要带上爸妈或者朋友一起，这时候就需要考虑下它们的意见；而有些旅行我只需要自己独自上路，我需要考虑的就只是我要去哪里。

上述两个场景 2Do 一样能做得很好，加上爱不释手的筛选器，2Do 似乎是一个很好的选择。直到有一天，我为了添加任务抱着平板对着电脑上甲方的聊天记录加了一下午的任务，当时感觉整个人都枯了。虽然 2Do 作者从 16 年开始就一直表示有 Windows 版，但是没有确切发布的时间，让我不禁怀疑是不是有技术障碍可能只新建了个文件夹。期望越大，失望也就越大，至少我等了四年以后实在受不了了，打算换一个可以全平台使用的工具了。

除了在 Windows 电脑上加任务麻烦，2Do 还有其他方面的问题。第一点就是，自动化方式比较固化，所有的动作只能依靠发送邮件到特定的邮箱才能进行，这会导致收件箱里出现大量无意义的邮件。第二点就是笔记表现不一致，Android 上我可以使用 Markdown 语法进行书写，而在 iOS 和 macOS 上只能使用富文本编辑器编辑。第三点，2Do 的层级有些时候会不够用，受限于「列表组 - 列表 - 任务/项目/清单 - 任务」的结构，很多时候比较复杂的大型任务需要拆分成多个项目才能正常表示，外加 2Do 没有任务逻辑关系，列表下面会显得非常混乱。最后一点同步方式，我不反对使用 Dropbox 作为同步工具，但是 2Do 生成的数据大部分都是零碎的，每次我换了新的手机或者平板总需要慢慢地等待数据一点一点同步下来，需要非常久的时间。

所以，是时候该看看有没有别的工具了，根据我目前在 2Do 里的工作流，下一个 GTD 工具至少应该有：

标签
结束日期
筛选器
开始日期
全平台（可以只有 Web 端）

优先级系统在我看来就是标识所需要的精力，可以使用标签替代。但是开始日期对我来说非常重要，所以绝大部分的工具都被筛选掉了。只剩下了 todo.cloud (界面太复古了)、OmniFocus (最后的选择)、nirvana (这也是个不错的工具)，以及在这个 Reddit 里看到的 Amazing Marvin 了。

完全不起眼的 Amazing Marvin

Amazing Marvin 真的非常不起眼，除了那条 Reddit 以外，真的就没什么人讨论了。打开官网，第一感觉给我的是简陋，也非常不起眼，当时心里还在嘀咕感觉很一般。

有点简陋的网页

冲着 Pricing 点了进去，12 刀每月的月付（比 Omnifocus 还贵)、8 刀每月的年付（相当于 33% 的折扣）、或者 300 刀买断。当时第一反应是，这玩意儿不会是骗钱的吧。直到看到了官方维护的 changelog、功能投票和产品线路图，我才下定决心去试试这款产品。

调查问卷

在注册完账户以后，你需要填写一份调查问卷，这封调查问卷非常重要，它将决定 Amazing Marvin 第一次展现在你面前的样子，也就是会根据这份调查问卷做策略 strategies 功能的调整。如果你曾经使用过任意一款 GTD 的话，你还可以通过导入数据，将任务无缝迁移到 Amazing Marvin 中。

可以从这些软件迁移过去

值得一提的是，Amazing Marvin 还有专门的一个页面告诉你为什么选择它，还有非常详细的入门的教程，强烈建议大家都去看看。

强大的自定义系统：策略系统 Strategies

我之所以愿意将「瑞士军刀」这个名号送给 Amazing Marvin，主要是因为它的策略系统（Strategies）。通过设置不同的策略，每个人都可以定制属于自己的工作流，而不会被受到软件本身的束缚。

策略系统

目前 Amazing Marvin 支持 16 类不同的策略，部分选项可以深度自定义：

任务基本信息（Basic）：任务笔记、子任务、标签等
优先级（Prioritization）：优先级、困难程度、最重要的任务、搁置（暂停）
界面设定（Interface）：全局快速添加按钮、右键菜单、（鼠标停留时）动作按钮
导航与列表（Navigation & Lists）：窄边导航栏、导航栏、矩阵（Matrix）列表等
日历（Calendar）：日历系统、Agenda 系统、日历同步、事件、全天事件
时间管理（Time Management）：预计时间、时间块、任务小睡、事件跟踪等
节约时间（Time Savers）：快速添加任务、任务模板、置顶任务
通知与提醒（Alert & Notifications）：智能列表提示、自动规划即将到期的任务、过时任务提醒、空项目提醒等
项目管理（Project Management）：项目任务关系、结束日（软性的截止日期）、开始日期等
决策选择（Decision Maker）：随机任务、抽取任务（有点像游戏）、建议任务
工作模式（Work Mode）：超专注模式、任务墙模式、（针对复杂任务）截断模式等
目标与进程（Targets & Progress）：每日进度表、每日工作时间目标、每周工作时间目标
标记（Markers）：通过用户自定义的规则给任务做线性标记、背景标记、文字颜色标记、图标标记
集成（Integration）：邮件到 Marvin、API、Zapier 集成、任务深度链接
分组依据（Sections）：提供额外的分组选项，包括自定义分组、根据的时间分组、根据重要性分组、根据类别项目分组、根据时间块分组
心态（mindset）：鼓励语、拖延引导
维护（Maintenance）：（对于任务/项目）回顾日、每周维护、(对任务到期的）Dashboard
杂项（Extra）：每日笔记、奖励性任务

所以一开始的调查问卷非常重要。对于从没接触过 GTD 工作方式的新手，Amazing Marvin 将会对每个人定制不同的策略，从而帮助他们开始养成好习惯，或是改掉坏习惯；而对于接触过 GTD 工作方式的老手，Amazing Marvin 将会尽可能以以前他们所使用的工作流开始，直到他们需要开始自定义更适合自己的策略。

无论对于谁来说 Amazing Marvin 都可以做到开箱即用，只不过每个人可以通过不同的策略更精细地自定义而已。

工作流 Workflow

Amazing Marvin 中不同策略组成的最后产物是不同的工作流。通过工作流，我们可以选择增强既有当下正在使用的，也可以试试别的工作方法，而不会被软件本身所束缚。

工作流片段

目前 Amazing Marvin 内置了下列的工作流：

片段
应用
方法
Marvin

片段是对目前工作流的一种附加增强的方式，不会对目前工作流有天翻地覆的改变，片段包括了：每周（月）要做的任务、Eisenhower 矩阵、番茄钟快捷方式等。

应用是将某个应用内部的逻辑搬到 Amazing Marvin 中来，将会大面积覆盖之前的工作流。目前支持的软件有：OmniFocus、Todoist、TickTick 等。

方法是将某一个 GTD 方法带入到 Amazing Marvin 中，将会大面积覆盖之前的工作流。目前支持的方法有：1-3-5 工作法、Eisenhower 工作法、Marvin 自己的工作法等

Marvin 是 Marvin 自己的工作法中拆分出来的部分。

用户也可以选择导出（保存）和导入工作流，自由地传递和分享自己的工作流。

分享工作流

导出时可以选择是不是导出标签和组，当你需要给别人分享带有通过标签筛选的智能列表时这个功能会非常有用。

导出时还可以选择是不是作为片段导出，作为片段的工作流不会覆盖别人既有的工作流，也就是不会覆盖已经打开开关的状态。

任务的构成

Amazing Marvin 任务层级

在 Amazing Marvin 中任务层级比 2Do 更多，分为主要类别、（子）类别、项目、任务和子任务（需要在策略系统中打开），可以无限嵌套；但是不同的元素有不同的叫法，所以并不会让用户困惑「我应该怎么分类」，大部分时候都可以根据实际场景选择对应的元素。

一个任务可以描述的维度

而任务构成则会受到策略系统的影响，目前，我的一个任务可以通过名称、隶属于的类别或项目、安排在哪一天进行、最后期限（底线）、结束日期（软底线）、开始日期、完成时所需时间、标签和优先级（精力）等元素进行描述。同时我还可以通过笔记和子任务对这个任务进行进一步描述。

对于任务，在实际使用过程中还可以对其进行暂停（推迟考虑，需要对应策略）、保存为模板（需要对应策略）、循环、转化为项目以及复制这个项目。

很遗憾的是 Amazing Marvin 目前不能像 2Do 一样针对某个操作进行指定内容，也不支持 Markdown 语法，笔记也不支持插入图片和附件。不过在接下来的三个月内，Amazing Marvin 团队承诺笔记将支持 Markdown 语法、图片和附件。

智能列表

Amazing Marvin 的智能列表和 2Do 中的智能列表很像，也是我最喜欢的一个重要功能。无论是 2Do 还是 Amazing Marvin 中的智能列表和 OmniFocus 的透视、Todoist 的过滤器作用一样，都是利用筛选机制，形成一种新的查看任务的方式。Amazing Marvin 提供了非常多的筛选选项：

智能列表

在输入筛选条件以后，你还能实时浏览到筛选出来的结果非常方便，对于重复任务你也可以限定只显示最近的那个任务。筛选时默认使用「和（AND）」的逻辑，一个任务需要同时满足所有的条件才会被筛选出来。但 Amazing Marvin 提供了非常强大的 Advanced 筛选器，凡是我想要的筛选逻辑（如「或（OR）」、和或或），我都可以通过 Advanced 筛选器做到。

无论是哪个软件里的筛选器上手都或多或少有难度，不仅要结合每个人不同的工作生活状态，还要不断将自己的需求与软件功能之间，不断地进行磨合和优化，尤其对于刚刚迁移到 Amazing Marvin 软件的我来说。事实上，目前我在 Amazing Marvin 中用到的大部分的智能列表还是我在 2Do 里设计好的：

目前在用的智能列表

Due&End Today：结束日期或最后期限是今天的
Attention for Work：最近 2 天即将到期的工作
Next 3 days：接下来 3 天要完成的出去工作的任务
最后期限：在 2 天内要到最后期限的任务
本周：最近 7 天开始和结束的任务
突然插入：带有突然插入标签的任务（需要优先完成）
ing：已经开始的任务
协作中：等待他人进一步回应的任务
No start&End&Due：没有任何计划的任务
等待调整：目前被暂停的任务（用于查漏补缺）
No tag：没有标签（用于查漏补缺）
空项目：项目中没有任何的任务（用于查漏补缺）

其他

周期项目

周期项目在 Amazing Marvin 里有单独的视图，你可以在里面进行统一管理周期性重复任务。

管理周期项目

对于每个周期项目，你可以暂停这个周期项目、查看这个周期项目过去已经完成的记录、查看这个周期项目即将到来的开始日期或者编辑这个周期项目。

非常多的自定义选项

编辑周期项目的时候，除了大家都能设定的循环周期、结束日期、到具体时间停止循环。Amazing Marvin 还创新地添加了将周期性任务限定到工作日的功能（可以在设置里调整工作日）。

我虽然用不到限定到工作日这个功能，但是以前郝海龙有过这样的场景：每月离 20 日最近的周五都要提交一份报税单给国税局，看似重复任务可以解决这个问题，但这个问题远比想象中的复杂。主要就是每个月20号的问题，将循环任务设置在每个月的第 20 天，那么 20 日在周一到周五还好，只需要把这个任务重新规划到这周的周五就好；如果 20 日在周末呢，这个时候就需要把这个任务挪到上一周的周五（周六日不上班）完成，如果没能提前规划好（这样每周都要提前规划），那么这件事情有很大概率会忘掉。如果按照周数循环，每个月的周数又不一样，出现提前安排还好，但是如果被延后安排呢，一样很尴尬。

限定到工作日就能很好解决这个问题，只需要按每个月 20 日循环，并打开这个按钮，Amazing Marvin 就会帮你自动分配任务，心理负担也小了不少。